Лучшие решения для хранения документов в офисе или на производстве
Документация — важная часть ведения бизнеса, поэтому важно обеспечить эффективную и удобную систему хранения бумаг. Это поможет избежать путаницы, проблем с контрагентами, налоговой или клиентами, а также организовать эффективное ведение дел. Разбираемся, как правильно хранить документы в организации, какая мебель для этого подойдет и почему.
Какие условия должны соблюдаться при хранении документации
Документы нужно содержать так, чтобы:
-
избежать порчи — чтобы написанное отчетливо читалось, все подписи, печати были сохранены;
-
обеспечить быстрый доступ — все бумаги должны быть отсортированы и доступны. Это исключит проблемные ситуации. Например, отвечать на требования налоговой нужно в течение 5 дней. У специалиста просто нет времени, чтобы ждать нужную документацию неделями.
Хранение бумаг определяется их статусом. Например, текущие документы (о сделках с контрагентами, налоговые декларации) используются сейчас и обязаны сохраняться не более 10 лет. Такое хранение не регламентируется по закону, но желательно держать бумаги под рукой, поэтому обычно для их содержания выбирают шкафы и сейфы. Зато архивные бумаги хранятся 50–75 лет (личные дела, свидетельства о несчастных случаях, расчеты по страховым взносам) в отдельных помещениях или шкафах, оснащенных системами безопасности.
Выбираем мебель для хранения документов
Хранение документов в офисе организовать легко. Главное — подобрать правильную мебель.
Архивные шкафы
Устанавливаются как в архивах, так и в офисных помещениях для хранения документации с ограниченным доступом. Обычно это цельносварные или сборно-разборные конструкции, выполненные из металлического листа толщиной от 0,6 до 0,8 мм, которые в высоту достигают от 0,67 до 2 м.
Дверцы делаются распашными, укомплектовываются замком начального уровня секретности и стойкости.
Среди преимуществ такой офисной мебели выделяют:
-
невысокую стоимость;
-
вместительность;
-
небольшую массу;
-
возможность сэкономить на обстановке для архива за счет сборно-разборных моделей — проще и дешевле перевозить.
Однако архивная мебель не отличается высокой взломостойкостью, как сейф, и жесткостью конструкции. Однако эти минусы можно компенсировать, если ограничить вход нежелательным посетителям в само помещение
Ценные бумаги — оригиналы учредительной документации, договоры аренды, кредитования, лизинга, инвестиций — лучше держать в шкафах сейфового типа, или бухгалтерских.
Бухгалтерские шкафы
Для системы хранения документов на предприятии этот тип мебели подходит наилучшим образом. Шкафы делаются из металлопрофиля толщиной от 1,2 до 2 мм, конструкция — сварная, поэтому показатели надежности и устойчивости к взлому более высокие, чем у архивных аналогов. Обычно применяется замок повышенной секретности, а некоторые модели идут с электронными кодовыми аналогами.
По размеру это могут быть вместительные шкафы и компактные тумбочки. Количество независимых друг от друга секций варьируется от 1 до 3 и больше. Некоторые варианты идут с запираемым отсеком (трейзером) для денег, электронной подписи, важных договоров и ценных бумаг.
Среди преимуществ выделяют:
-
увеличенную взломостойкость;
-
длительный срок службы благодаря более качественной фурнитуре;
-
высокую жесткость;
-
широкий выбор вариантов.
Однако это обойдется дороже и весит больше, поэтому нужно заранее убедиться, что перекрытия выдержат такие нагрузки.
Картотечные шкафы
Для хранения и систематизации бумаг в подвесных папках А2 или FoolScap лучшим решением становятся картотечные шкафы. Для папок А4 предлагаются шкафы с 2–5 лотками, а для папок А6 — до 9 лотков.
Уточняйте у продавца, входит ли в комплектацию антиопрокидывающее устройство, а также допустимую нагрузку и возможность использовать документы разных форматов.
Антиопрокидывающее устройство не позволяет выдвинуть за раз больше одного ящика и обеспечивает тем самым защиту от опрокидывания. Ведь если выдвинуть сразу несколько ящиков, центр тяжести смещается.
Ящики комплектуются направляющими, которые выдерживают нагрузку от 40 кг и более. При глубине шкафа 60 см масса содержимого такого лотка способна достигать 25–30 кг. Поэтому фурнитура должна выбираться с запасом: выдерживать на 25–30% большие нагрузки, с которыми будет работать ежедневно.
Некоторые модели рассчитаны только на хранение папок А4. Это делает их менее универсальными, зато снижает цену.
Картотечные шкафы помогают:
-
обеспечить удобное хранение бумаг в подвесных папках;
-
оперативно найти нужные документы за счет возможности систематизации.
Однако стоит такая мебель обычно недешево.
Что в приоритете — металл или древесина
Подбирая шкаф, важно заранее определиться, из какого материала он должен быть. Чаще всего мебель производится из металла или древесины.
Металлические шкафы часто используются в архивах и для хранения конфиденциальной документации. Они более прочные, долговечные, а также устойчивые к воздействию открытого огня. Тот факт, что металл покрывается полимерными красками, делает его устойчивым к воздействию влаги, коррозии и даже агрессивных веществ. Такие конструкции не боятся частых уборок и применения дезинфицирующих средств.
Дерево обладает высокой степенью горючести. Однако такие шкафы часто используют там, где риски возгорания минимальны. Например, в учебных заведениях.
Правильная организация хранения документов в офисе — поэтапный процесс
Разберемся пошагово, как организовать в офисе или на производстве эффективную систему хранения любой документации.
- Сортировка
Для начала бумаги полезно отсортировать — это важный этап в построении организации документации. Нужно понять, какие бумаги потребуется сохранить, а какие можно уничтожить. Для разных категорий следует установить стандартные сроки хранения с учетом действующего законодательства.
- Выбор аксессуаров
Когда сортировка проведена, наступает время выбирать аксессуары для хранения. Речь о папках и архивных коробках, которые незаменимы вне зависимости от вида систем хранения документов.
- Определение местоположения
Бумаги, которые вы используете постоянно и которые должны быть под рукой, помещаются в офисные шкафы. Остальные могут перемещаться в хранилище, архив.
- Выбор перегородок, полок, шкафов
Для хранения бумаг, которые используются регулярно, можно использовать перегородки, полки, установленные рядом с рабочими местами сотрудников. Полки позволяют эффективно использовать вертикальное пространство. Они применяются как для хранения бумаг, так и для содержания книг, прочих рабочих материалов.
- Применение сейфов
Если нужно хранить конфиденциальную информацию, подбираются подходящие сейфы или сейфы-шкафы. Они могут быть разных размеров, степеней защиты. Это позволяет держать ценные бумаги в безопасности.
- Использование электронных документов, резервного копирования
Современные технологии затронули и сферу документооборота, поэтому все чаще хранение становится виртуальным. В этом случае предусматривается система резервного копирования, которая позволяет избежать потери важной информации в случае сбоя в работе системы.
Какие проблемы помогает решить подходящая мебель
Вам необходимо обдумать решение об организации системы хранения документов, если компания сталкивается хотя бы с одной из этих проблем:
-
копии и оригиналы часто путаются, сложно отличить одно от другого;
-
возникает путаницы с документами, которые уже переданы в работы;
-
перегруженные столы, на которых ничего нельзя найти;
-
поиск необходимой документации растягивается на часы и дни;
-
номера при регистрации документов часто дублируются.
Все это мешает наладить адекватный документооборот, создает ненужные проблемы, хотя решение простое и понятное.
Компания «Склад Сервис» предлагает широкий выбор металлических шкафов для организации эффективного хранения документов. Наши консультанты помогут вам выбрать подходящее решение — по конструкции, величине, надежности, наполнению. Доступны варианты покупки как оптом, так и в розницу, а доставка производится по всей стране.
Есть вопросы? Задайте их прямо сейчас через МАКС.
